Formalités d'embauche : la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard le jour de l'entrée en poste, vous devrez effectuer une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF.

La DPAE permet d'effectuer plusieurs formalités d'enregistrement du salarié (immatriculation du salarié à la CPAM, demande d'adhésion à un service de santé au travail, etc.).

Le salarié doit recevoir une copie de la DPAE ou l'accusé de réception. A défaut, il doit disposer d'un contrat de travail écrit avec mention de l'organisme destinataire de la déclaration d'embauche.

Formalités d'embauche : l'inscription auprès de la Caisse de congés payés et de PRO BTP

Outre la DPAE, vous devrez enregistrer le nouveau salarié aux organismes de prévoyance, mutuelle et retraite complémentaire auprès desquels le salarié bénéficie de garanties.

Le salarié sera par ailleurs déclaré auprès de la Caisse de congés payés dont relève votre entreprise.

Formalités d'embauche : l'inscription sur le registre du personnel

Chaque nouvelle embauche doit être inscrite sur le registre du personnel. Vous devrez préciser dans ce registre :

• ⟐ identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité ;
• ⟐ carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise ;
• ⟐ type de contrat : par exemple, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire, etc. ;
• ⟐ pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.

Vous devez désormais également annexer à votre registre du personnel une copie des déclarations de détachement ( voir notre article « Registre du personnel : nouvelles mentions obligatoires sur le détachement ». )

Formalités d'embauche : la visite médicale d'embauche

Avant le terme de la période d'essai, votre salarié devra effectuer une visite médicale d'embauche.

Pour les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée (mineurs, femmes enceintes, salariés exposés à certains agents dangereux, etc.) la visite médicale auprès de la médecine du travail doit avoir lieu avant l'embauche.

Formalités d'embauche : autres documents et informations

Le salarié doit se voir remettre un certain nombre de documents pour l'exercice de son travail dans votre entreprise :

• ⟐ un contrat de travail ;
• ⟐ la carte d'identification professionnelle du BTP délivrée par la Caisse de congés payés suite à sa déclaration auprès de cet organisme. Cette carte est devenue obligatoire pour tous les salariés (voir notre article « Loi Macron : extension de la carte d'identification professionnelle à tous les salariés du BTP »; )
• ⟐ l'acte de mise en place des régimes de frais de santé, prévoyance ou retraite supplémentaires avec les notices détaillées des garanties en vigueur ;
• ⟐ le livret d'accueil dans lequel on retrouve notamment les règles d'hygiène et de sécurité, ou encore les règles générales de discipline ;
• ⟐ les équipements de protection individuelle qui seront remis au salarié.

Pour vous aider dans vos recrutements, téléchargez notre modèle de CDI ouvrier du Bâtiment extrait de la documentation « Formulaire Social BTP commenté » :

Pour plus d'informations, retrouvez l'article original sur le site des Editions-Tissot : Embauches à la rentrée de septembre : n'oubliez pas d'effectuer toutes les formalités !