Keepéo dématérialise le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) Vie pratique | 25.09.20

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Lancée en mars dernier, la plateforme digitale Keepéo dématérialise et simplifie la réalisation de Dossiers des Ouvrages Exécutés (DOE), et les rend plus facilement accessible à tous les acteurs de la chaîne du bâtiment, de la conception à l'exploitation d'un bâtiment. Grâce à cette application, les informations sont stockées de manière sécurisée pendant 10 ans ou plus. Explications de Jean-Paul Galabert, Directeur marketing et commercial de Keepéo.

Pouvez-vous nous expliquer la genèse de Keepéo ?

 

Keepéo est une plateforme qui a pour ambition de participer activement à l’amélioration des pratiques de la filière du BTP - de la construction à l’exploitation d’un bâtiment - grâce à l’innovation digitale. Notre action est plus particulièrement axée autour de la problématique des Dossiers des Ouvrages Exécutés (DOE) et de la perte d’informations qu’il y a entre la constitution des DOE et leurs réelles utilisations en phase d’exploitation des bâtiments.

 

Ayant toujours évolué dans l’univers du bâtiment, et connaissant les problématiques du secteur, nous avions noté un vrai point de douleur concernant les DOE. Ils sont à la fois contraignants à réaliser, à contrôler mais aussi à exploiter, car ils sont bien souvent remis en version papier. Il nous semblait évident que les informations et données, regroupées dans les DOE, devaient être plus facilement accessibles dans l'intérêt de tous.

 

Début 2019, l’idée était là : dématérialiser le DOE, et le rendre plus facilement accessible. Après 8 mois de développement et d’échanges réguliers avec les professionnels du secteur, la plateforme Keepéo a vu le jour fin 2019.

 

Qu'est-ce que propose cette plateforme digitale  ?

 

Keepéo permet de dématérialiser les DOE et d’en faciliter la réalisation. Elle permet également l’accès et le partage des plans et données techniques à tous les acteurs de la chaîne : architectes, maîtrise d’ouvrage, exploitant, entreprises de SAV, ainsi que les occupants locataires ou propriétaires d’un logement - et ce, de la phase de construction jusqu’à la phase d’exploitation et de réhabilitation.

 

A qui s’adresse-t-elle plus spécifiquement ?

 

La plateforme propose une offre pour les entreprises réalisatrices, et une autre pour la Maîtrise d’œuvre d’Exécution (MOE), mais l’application est également utile à tous les acteurs qui interviennent durant le cycle de vie du bâtiment.

 

Coté entreprises réalisatrices, la réalisation de ces DOE est vécue comme une tâche purement administrative et de régularisation. Les dossiers rendus sont souvent peu structurés, encore bien souvent remis sous format papier… et donc souvent inexploités durant la vie du bâtiment. Nous leur proposons donc un outil 3 en 1 : un assistant de réalisation de DOE, une aide au suivi de chantier, ainsi qu’un outil d’archivage et de partage. Keepéo fournit un accompagnement pas à pas, ainsi qu’un grand nombre de fonctionnalités pour faciliter la réalisation de DOE (base de données, fiches produits, structure DOE prédéfinie par corps d’état, stockage de 10 ans...).

 

Coté Maîtrise d’œuvre d’Exécution (MOE), c’est souvent la « chasse aux DOE » qui est évoquée ! La réalisation est chronophage, sans compter les phases de vérification ou de modification qui demandent souvent beaucoup d’énergie pour fournir un DOE acceptable. La problématique du stockage est également souvent revenue dans nos échanges lors de la conception. Les éléments sont rendus sous format papier ou sur support numérique plus ou moins sécurisés (clé USB, ou serveur interne) et sont difficilement partageables et exploitables en phase de vie du bâtiment. C’est pourquoi nous avons créé l’offre DOE Global, spécialement dédiée à la Maîtrise d’œuvre d’exécution (MOE) avec toujours les mêmes objectifs : faciliter le suivi d’avancement des corps d’état (via des tableaux de bord), proposer une structure détaillée, et un archivage sécurisé pour un accès post-chantier. 

 

Bien entendu la maîtrise d’ouvrage est également concernée par notre plateforme. La solution Keepéo permet au MOA qui souhaite avoir accès à son DOE sur la plateforme Keepéo, un grand nombre d’avantages. Il accède à ses données en un clic, en phase SAV ou de garantie, à toutes les attestations d’assurances, plans, fiches produits... dans un environnement digital hautement sécurisé.

 

Ajoutez à cela que Keepéo permet d’offrir à l’exploitant du bâtiment - quel qu’il soit - des accès à différents éléments du DOE pour faciliter la gestion au quotidien du bâtiment. Au sein de Keepéo, vous pouvez créer une DOE avec une structure ultra-détaillée, jusqu’aux informations de chaque lot occupant. La plateforme permet de donner des accès aux occupants aux spécificités de leur habitation (plans, notice domotique, type de peinture, référence du carrelage…), donc c'est un vrai plus ! C’est également vrai pour les parties communes : un syndic ou gestionnaire d’un immeuble peut donner accès via Keepéo aux spécificités d’une porte de garage, d’un luminaire... évitant le déplacement inutile d’une entreprise de maintenance. Keepéo offre également un environnement d’exploitation ou l’ensemble des travaux de maintenance et de rénovation peuvent être suivi.

 

Quels sont les principaux avantages pour les utilisateurs ?

 

Le principal avantage de notre solution, c'est la simplicité de conception du DOE, mais aussi la facilité d’utilisation et l’accès immédiat et pendant 10 ans - renouvelables - à l’information partagée. L’outil est en mode SAAS, il ne nécessite pas d’achat ni d’installation de logiciel, et n’est pas limité en nombre d’utilisateurs.

 

L’entreprise réalisatrice va être guidée de A à Z avec des rubriques prédéfinies spécialement pour son métier, elle peut accéder à une base de données de plus de 1 500 fiches-produits fabricants en ligne, et d’une façon globale gagner du temps, éviter les pénalités de règlements dues au retard de remise de DOE et économiser sur les impressions papiers.

 

Toutes nos solutions permettent d’accéder aux plans et dossiers mis à jour, sur le terrain ainsi que lors des réunions de chantier. Keepéo gère les indices de plans ainsi que l’historique de toutes les versions des documents.

 

La MOE bénéficie quant à elle de tableaux de bord « live » pour piloter l’avancement du DOE global, relancer les retardataires en un seul clic, ou certifier en ligne les documents déposés.

 

Propos recueillis par Régis Bourdot

Redacteur

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