Remboursement des frais professionnels: sur quelle base ?
Vous devez rembourser à vos salariés leurs frais professionnels, c'est-à-dire les dépenses qu'ils ont engagées dans le cadre de leur activité professionnelle. Il existe deux bases de remboursement : le réel et le forfait, auxquelles s'ajoute, pour les ouvriers de chantier, l'abattement forfaitaire de 10 %. Laquelle choisir ?
| Que sont les frais professionnels ? Ce sont les frais engagés par votre salarié dans le cadre de sa mission. Ils doivent être directement liés à l’exercice de ses fonctions. Exemple : Un de vos salariés est en déplacement professionnel avec sa voiturepersonnelle. Ne pouvant pas regagner son domicile pour le repas, il est dans l’obligation de manger au restaurant. Les frais qu’il a engagés pour ce déplacement, c’est-à-dire ses frais de voiture et ses frais de nourriture (note de restaurant) doivent être considérés comme des frais professionnels. Il ne faut pas les confondre avec les frais d'entreprise, c'est-à-dire les frais relevant de l'activité de l'entreprise et non liés à l'exercice de la profession du salarié (ex. : dépenses engagées par le salarié en vue de l'acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l'entreprise). Comment devez-vous rembourser les frais professionnels ? Vous avez le choix entre :
Le remboursement des frais professionnels est-il exonéré de cotisations sociales ? Oui, sous certaines conditions. Tout dépend :
Tableau récapitulatif des conditions d’exonération |
| Système d’indemnisation | Montant des frais remboursés | Exonération de cotisations sociales |
| Remboursement des frais réels | Montant égal aux frais engagés | Oui, si vous rapportez la preuve (planning, agenda, etc.) que le salarié est contraint d’engager ces frais + Production des justificatifs de ces frais |
| Remboursement des frais au forfait | Montant inférieur ou égal aux seuils fixés par l’URSSAF | Oui |
| Montant supérieur aux seuils fixés par l’URSSAF | Oui, si vous prouvez :
Non, si vous n’arrivez pas à prouver les circonstances de fait. L’allocation est réintégrée dans l’assiette de cotisations sociales dès le 1er euro. | |
| Abattement forfaitaire de 10 % | Oui : - dans la limite de 7.600 euros par an et par salarié ; - et à condition que le salaire brut, après abattement, reste supérieur ou égal au SMIC. |
| Pour plus de précisions sur l’abattement forfaitaire de 10 %, découvrez un extrait de notre ouvrage associé « Formulaire Social BTP commenté ». Ce sujet vous intéresse, lisez aussi :
 Source > Remboursement des frais professionnels : sur quelle base ? Editions Tissot :Droit du travail , convention collective bâtiment et Classification ETAM |
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