Facture électronique : les ETI du bâtiment qui travaillent avec le secteur public sont concernées depuis janvier 2018
Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises de taille intermédiaire ont l’obligation d’émettre une facture électronique lorsqu’elles fournissent les services publics. À ne pas confondre avec la dématérialisation simple du document, la dématérialisation fiscale de la facture doit se faire en respectant certaines règles. Cette obligation légale a des avantages mais elle est exigeante, et elle demande donc aux entreprises du BTP de s’équiper des outils de gestion adaptés.
La facture électronique : une arrivée progressive encadrée par la loi
La facture électronique concernera toutes les entreprises d’ici 2020 (elles seront alors toutes obligées d’en accepter la réception).
D’ici là, l’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 a établi un calendrier qui vise à étendre progressivement la pratique dans les différentes structures entrepreneuriales qui font affaire avec l’État français, dont de nombreuses entreprises du bâtiment. Depuis janvier 2017, ce sont les grandes entreprises (celle dont le CA dépasse les 1,5 milliard d’euros annuels ou qui emploient plus de 5000 salariés) et les personnes publiques qui sont concernées. Depuis janvier 2018, les ETI (dont le CA ne dépasse pas les 1,5 milliards d’euros annuel et qui emploient plus de 205 et moins de 5000 salariés) qui fournissent le secteur public (l’état, les collectivités locales, les établissements publics ou encore les hôpitaux) sont également tenues à cette obligation. Les PME et les micros entreprises ne seront concernées qu’en 2019 et 2020.
Pour les entreprises du bâtiment, l’enjeu est de taille, la commande publique représentant une part non négligeable des revenus du secteur.
Qu’est-ce qu’une facture électronique et quels sont ses avantages ?
La facture électronique est aussi appelée « facture dématérialisée native » ou « facture dématérialisée fiscalement ». À la différence d’une facture dématérialisée simple (ou « facture dématérialisée duplicative », qui n’est qu’une copie numérisée d’une facture papier), elle doit répondre à un certain nombre d’exigences pour être admissible auprès de l’administration fiscale.
Il doit en effet être possible d’attester de l’intégrité de son contenu, de l’authenticité de son origine et de garantir sa lisibilité. Une facture électronique est donc un document original qui a été généré, transmis, réceptionné et archivé sous une forme numérique et dont l’originalité est garantie au moyen de divers outils numériques.
Si sa mise en place demande des ajustements parfois exigeants (qui peuvent être simplifiés en recourant à des outils spécifiquement conçus pour les entreprises du BTP), la facture électronique présente de nombreux avantages, tant pour l’entreprise que pour la société.
Plus écologique, elle permet de diminuer drastiquement la consommation de papier dans toutes les entreprises où elle est implantée (moins 95 millions de factures annuelles à l’horizon 2020). Elle permet également aux entreprises de mieux se protéger contre d’éventuels litiges (elle est infalsifiable), de gagner en productivité (elle est plus rapide à émettre, à transmettre, à traiter et à archiver) et d’améliorer la traçabilité des informations.
Quelles sont les obligations liées à l’émission de factures électroniques ?
Pour garantir l’intégrité du document, les factures électroniques doivent être émises, transmises, signées et archivées en respectant un certain nombre de règles. Ces règles concernent l’accord préalable du client (formellement matérialisé), la présence des mêmes mentions que sur une facture papier (date, numéro de facture, détail des services et produits facturés, prix hors taxes, montant des taxes, identité du vendeur et de l’acheteur) et l’authenticité du document (le contenu et sa lisibilité ne doivent pas pouvoir être modifiés et l’émetteur doit être clairement identifié, y compris pendant les 10 ans d’archivage obligatoires). Pour satisfaire à ces exigences, les entreprises peuvent utiliser différentes méthodes :
· Utilisation d’une signature électronique admise par l’administration fiscale comme étant équivalente à une signature dite « qualifiée » (par exemple via des documents PDF utilisant la signature électronique qualifiée grâce à un certificat numérique normé) ;
· Recours au système informatique EDI (Échange de données informatisé) pour l’émission d’un message normalisé, sécurisé et structuré, qui permet d’automatiser le traitement de la facture dans ce système, accepté par les deux parties, la signature qualifiée n’est pas nécessaire) ;
· Mise en place d’un audit fiable pour garantir l’intégrité des échanges et des documents transmis par tout autre système électronique (pièce jointe et courriels par exemple).
Utiliser un ERP pour la facturation électronique
Pour relever le défi technologique posé par la facturation électronique, de nombreuses entreprises ont recours à un système d’ERP (pour « Entreprises Resource Planning », qui se traduit par « Planification des Ressources de l’Entreprise »). Dans ces systèmes, l’émission, la gestion, l’authentification et l’archivage des factures électroniques sont inclus dans un ensemble de solutions techniques qui permettent une gestion efficace et simplifiée de l’ensemble de l’activité de l’entreprise. L’utilisation d’un ERP permet d’automatiser le processus et de garantir sa transparence, tout en diminuant le poids du processus sur la structure.
Pour garantir la fiabilité du système de facturation électronique, l’État a mis en place en 2016 un système de facturation électronique officiel appelé Chorus Pro (il collecte toutes les factures concernées par la loi actuelle, c’est-à-dire celles émises à destination d’une entité publique). Un ERP directement relié à cette plateforme permet un gain sensible de temps et de productivité. L’interface ERP se charge en effet de sélectionner les factures éligibles à Chorus Pro et, après validation, de les transmettre à la plateforme. Intégré dans un système global de gestion des ressources de l’entreprise, le traitement des factures électroniques est ainsi très simplifié.
Disponible sur support mobile ((type tablette ou smartphone), le système d’ERP est particulièrement adapté à un traitement en direct sur le chantier, dès la réception des matériaux. Le circuit de traitement est raccourci et le gain de temps considérable.
E.B.
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